La organización de eventos empresariales como herramienta de márketing

La organización de eventos forman parte del marketing de la empresa y deben  perseguir un objetivo claro puesto que sin una definición clara de los objetivos previos y posteriores que se quieren alcanzar con él puede suponer una manera muy poco eficiente de inversión. Por lo tanto es muy importante  definir los objetivos generales pero además es necesario también conocer los objetivos de cada departamento como pueden ser los departamentos de RRHH, Marketing, Ventas, etc. para  establecer un objetivo común en beneficio de todas las áreas. Otra opción, según sea el caso, es priorizar los objetivos concretos de un departamento y orientar todo el evento a conseguir ese objetivo.

Existen dos categorías de eventos en la empresa:

Eventos motivacionales:  son aquellos que se dirigen al personal de la empresa y deben estar vinculados a objetivos específicos determinados  por unas pautas comunes que este tipo de eventos tiene y  también por la realidad específica y actual de la empresa que busca organizarlos. Un  error muy frecuente que comenten algunas empresas es que en los casos de los eventos recurrentes no se detienen para llevar a cabo un análisis previo para conocer la realidad actual en la que se encuentra inmersa por lo que el evento corre el riesgo de volverse rutinario y que el objetivo quede poco claro.

Eventos promocionales:  son aquellos que se dirigen a los clientes y las características pueden variar según sea lanzamiento de un producto, promoción, expansión de la empresa en otros mercados o zonas geográficas. Forman parte de una estrategia de marketing y persigue un objetivo concreto.

Las principales claves del éxito de un evento son las siguientes:

  • Planificación detallada de los objetivos que se quieren lograr
  • Definición estructurada y bien media del desarrollo del propio evento:  el éxito de un evento se consigue realizando una planificación muy detallada de los objetivos que se quieren alcanzar.
  • El contenido es el rey: La elección de temas adecuados y que sean atractivos así como una definición estratégica de cómo presentarlos, midiendo bien los tiempos, los descansos, estructuración de los distintos momentos, etc. Hoy más que nunca el contenido es clave para que un evento deje huelle en los asistentes y logre alcanzar sus  objetivos.
  • Precisar la relación entre coste por la organización del evento y beneficios a obtener: en este caso existen beneficios económicos y los no económicos pero importantes como son la popularidad, la confianza, la empatía, el prestigio, etc.

Eventos Advisor Abbate

Son mucho los aspectos que se han de tener presente en la organización de un evento pero existen dos pilares esenciales sobre los que se sostiene que corresponden a las dos principales áreas siguientes:

El aspecto comunicacional:  se centrará en la parte de comunicación interna de la empresa, su estado actual y un balance en relación a años anteriores. Debe definir lo que quiere comunicar y el motivo. Una vez establecido este punto se  desarrollará la campaña de comunicación centrada en vincular el evento con un contenido madre sobre el que se desplegará, desarrollará y sobre el que más adelante e se podrá evaluar el éxito o no de los objetivos propuestos.

– La parte logística:   se centrará en los aspectos organizativos, como número de invitados, fecha, duración del evento lugar, y en general de proveer de forma práctica de todos los elementos prácticos para el correcto desarrollo del evento.  Esta parte es fundamental para conseguir el éxito del evento ya que es clave que todo esté  medido al milímetro y funcione bien.

Un evento es una buena oportunidad para hacer llegar un mensaje corporativo a empleados y/o clientes que redunde en beneficio y  sin duda el alcance del mensaje dependerá  en gran medida de la profesionalidad y eficacia con que la empresa organizadora del evento haya preparado todo pero aunque la parte técnica del evento sea perfecta  más importante aún es la definición del mensaje y  tener en cuenta el retorno de la inversión.

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