Puede haber muchos motivos que hagan que una reunión de trabajo vaya mal. El liderazgo debe ejercerse debidamente también en cuanto a la productividad de las reuniones como sin duda nos recomendaría un buen asesor.
Pero ¿cómo intentar que sean mejores? Existen 5 claves para conseguirlo:
1. Distribuir la agenda
Los asistentes necesitan saber antes el contenido de la reunión para que puedan prepararla adecuadamente. Cuando no se sabe que debe llevar o aportar a la reunión aumenta la probabilidad de que se vuelvan improductivas.Es conveniente tener la agenda preparada unos pocos días antes aunque puedan surgir detalles de última hora
- Resalte el objetivo de la reunión
El objetivo además de estar presente en la convocatoria y en la agenda no debe de olvidarse durante la reunión. Escribirlo de manera bien visible en una pizarra o en las cabeceras de la presentación es una buena manera de que cualquiera pueda recordarlo y señalarlo a otros en cualquier momento en que la atención se disperse hacia otros temas.
- Invitar a las personas adecuadas
Muchas reuniones se estancan porque asisten personas no apropiadas ni acordes a su objetivo. A veces una personas clave para la toma de decisiones no puede asistir y envía su número dos , que, cuando se enfrenta a una decisión en la reunión, tiene miedo de decidir porque él o ella no es el responsable. Si las personas adecuadas no están allí, no espere que el resultado de la reunión sea el correcto.
- Marcar un límite de tiempo
Tener un tiempo limitado a cumplir generará al menos dos efectos positivos:
- Primero, que obliga a la gente a centrarse en la productividad.
- Segundo, genera confianza porque, los asistentes aprenden que valora usted valora su tiempo especialmente si a medida que transcurre la reunión va siguiendo la agenda de la reunión dentro del marco temporal disponible.
- Hacer seguimiento
Hay tres tipos de personas en una reunión:
- Los que están presentes: escuchan activamente y participan en los temas. Muchas veces piensan por delante del líder de la reunión ya que son gente orientada a resultados y se esfuerzan en aportar.
- Los que asisten: lo hacen porque tienen que estar, y aportan cuando se les pregunta o se requiere algo de ellos, pero no son tan proactivos como la primer grupo.
- Los que ocupan espacio: Cumplen con su presencia, pueden mostrar el mínimo interés que se requiera pero no participan en los temas relevantes.
De los tres tipos de asistentes, los grupos dos y tres – los que asisten y los que ocupan espacio – son a los que se debería de seguir en la post reunión para que las acciones que dependan de ellos no se estanquen y se lleven a cabo y para que en la próxima reunión tengan mayor implicación y responsabilidad .
Las reuniones no tienen que tener una connotación negativa. Hay conseguir que se vea su aspecto divertido, informativo, útil y crear un sentido compartido de propiedad para alcanzar objetivos futuros
