Claves para que las reuniones sean efectivas

reunion de ejecutivos advisor abbate

Puede haber muchos motivos que hagan que una reunión de trabajo vaya mal. El liderazgo debe ejercerse debidamente también en cuanto a la productividad de las reuniones como sin duda nos recomendaría un buen asesor.

Pero ¿cómo intentar que sean mejores? Existen 5 claves para conseguirlo:

1. Distribuir la agenda

Los asistentes necesitan saber antes el contenido de la reunión para que puedan prepararla adecuadamente. Cuando no se sabe que debe llevar o aportar a la reunión aumenta la probabilidad de que se vuelvan improductivas.Es conveniente tener la agenda preparada unos pocos días antes aunque puedan surgir detalles de última hora

  1. Resalte el objetivo de la reunión

El objetivo además de estar presente en la convocatoria y en la agenda no debe de olvidarse durante la reunión. Escribirlo de manera bien visible en una pizarra o en las cabeceras de la presentación es una buena manera de que cualquiera pueda recordarlo y señalarlo a otros en cualquier momento en que la atención se disperse hacia otros temas.

  1. Invitar a las personas adecuadas

Muchas reuniones se estancan porque asisten personas no apropiadas ni acordes a su objetivo. A veces una personas clave para la toma de decisiones no puede asistir y envía su número dos , que, cuando se enfrenta a una decisión en la reunión, tiene miedo de decidir porque él o ella no es el responsable. Si las personas adecuadas no están allí, no espere que el resultado de la reunión sea el correcto.

  1. Marcar un límite de tiempo

Tener un tiempo limitado a cumplir generará al menos dos efectos positivos:

  • Primero, que obliga a la gente a centrarse en la productividad.
  • Segundo, genera confianza porque, los asistentes aprenden que valora usted valora su tiempo especialmente si a medida que transcurre la reunión va siguiendo la agenda de la reunión dentro del marco temporal disponible.

check-list.jpg Advisor Abbate

  1. Hacer seguimiento

Hay tres tipos de personas en una reunión:

  • Los que están presentes: escuchan activamente y participan en los temas. Muchas veces piensan por delante del líder de la reunión ya que son gente orientada a resultados y se esfuerzan en aportar.
  • Los que asisten: lo hacen porque tienen que estar, y aportan cuando se les pregunta o se requiere algo de ellos, pero no son tan proactivos como la primer grupo.
  • Los que ocupan espacio: Cumplen con su presencia, pueden mostrar el mínimo interés que se requiera pero no participan en los temas relevantes.

De los tres tipos de asistentes, los grupos dos y tres – los que asisten y los que ocupan espacioson a los que se debería de seguir en la post reunión para que las acciones que dependan de ellos no se estanquen  y se lleven a cabo y para que en la próxima reunión tengan mayor implicación y responsabilidad .

Las reuniones no tienen que tener una connotación negativa. Hay conseguir que se vea su aspecto divertido, informativo, útil y crear un sentido compartido de propiedad para alcanzar objetivos futuros

 

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