Productividad : Priorización de tareas

Es frecuente que nuestra carga de trabajo suponga larguísimas listas de tareas, reuniones, informes que preparar, solapes entre diversas acciones, etc. Y desde luego el tiempo es valiosísimo y no digamos para aquellos en los que recae la responsabilidad directa de la organización para conseguir unos resultados, como ocurre con emprendedores u otras personas en posiciones de liderazgo.

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Todos podemos conocer el bloqueo que puede suponer tener multitud de temas pendientes o la inercia a la desorganización que puede suponer abordarlas. Hay que superar eso, mejorar nuestra productividad y optimizar nuestro tiempo y nuestros recursos.

Se deben asentar ciertas costumbres a la hora de abordar el trabajo, el ahorro no sólo puede ser en tiempo si no también en dinero, contrariedades y en ansiedad. A continuación trataremos dos claves que sin duda pueden ser útiles para abordar el tiempo de trabajo de una manera organizada y permitiendo simultanear y controlar diversas tareas.

Priorización

La intensidad de cada tarea es diferente así como su urgencia o su impacto o importancia. Siempre habrán cuestiones más rutinarias y otras más puntuales que requieran de mayor dedicación. Ante todo esto habrá que confeccionar una lista de tareas de cada jornada y aunque es frecuente hacerlo al comienzo del día a algunas personas les ayuda mucho haberla anticipado al acabar la jornada anterior.

Un punto importante es dejar la tareas más rutinarias para un momento apropiado, quizá en un intervalo de tiempo menos intenso antes o después de comer, dependerá por supuesto de cada caso.

Las tareas más intensas se deberán priorizar esto podría hacerse por fecha de entrega o por el esfuerzo necesario previsto. Estas acciones habrá que llevarlas a cabo en nuestro momento del día más productivo, en aquel que sepamos que estamos más intensos y concentrados.

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Objetividad y realismo

Hay que ser muy consciente de nuestra capacidad de trabajo o la de los recursos que coordinemos. Es muy frecuente pensar que podemos con más cosas de las que realmente podemos tratar. Y no nos podemos permitir ese error, si sabemos medir nuestra capacidad y productividad podremos poner fechas realista para la finalización de nuestras tareas. Una vez en ello el tiempo que dediquemos a nuestras tareas debe ser exclusivo, sin distracciones, con la máxima concentración. Y no olvidemos que siempre pueden haber imprevistos así que habrá que dejar un cierto margen para esto así como el tiempo necesario para hacer pausas que nos permitan un pequeño descanso.

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