5 pasos para aumentar la productividad

La mayoría de nosotros solemos manejar una lista de tareas,  es una herramienta habitual en sus diferentes formatos. Y aunque su uso esté muy extendido esto no quiere decir que sea una llave mágica a la productividad, al contrario, esa “To do lists” puede disminuir la capacidad de hacer nuestro trabajo mejor y más creativo.

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Tengamos en cuenta que estas listas suelen ser largas y requieren ser ordenadas y organizados para poder gestionar el trabajo diario. Cuando estamos involucrados en  varios proyectos o actividades divididos en múltiples tareas puede ser descorazonador desglosarlas y ver las muchas actividades a realizar los próximos días y semanas. La sensación de algo que nunca acaba puede ser una fuente importante de estrés.

Y esa predominancia de la lista de tareas nos distrae de lo principal: el trabajo. Necesitamos un sistema que relegue ese listado a otro nivel y que permita focalizar la atención y nuestro limitado tiempo en aquello que realmente necesita hacerse en el día a día.

De hecho hay quien asegura que es mejor llevar una no To Do List, una lista de tareas a no realizar y que pueden ser más efectivas para incrementar nuestra productividad que las de tareas pendientes. El motivo: lo que no se hace le libera a uno para hacer lo que sí es importante, nos determina lo que sí podemos hacer si eliminamos distractores que no son relevantes para el trabajo esperado que sí tiene que salir adelante.

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En esta ocasión desde Advisor Abbate recomendaremos estás directrices para mejorar el producto de nuestro trabajo:

  1. Continúe llevando una lista de las tareas que vayan surgiendo. Pero no recurra a ella durante toda la semana. Manténgala apartada, oculta.
  2. Al principio de cada semana busque la lista de tareas y seleccione las dos o cinco cosas de más impacto que pueda hacer esa semana. Cada uno de esos puntos debe tener un resultado esperado y concreto
  3. Anote una o un máximo de dos tareas en las que focalizarse para cada día de la semana. Si con ello no se cubre toda la jornada amplié el foco del trabajo que pueda realizar
  4. Cuando llegue cada día focalícese en la tarea que corresponda y no se distraiga con otros asuntos ni con la To Do list que tiene “escondida”
  5. Si hay alguna tarea de las programadas que no ha podido ser completada continúela el día siguiente, desplazando al resto de las que estén en la cola

Se trata en suma de no estar distraído por un aluvión de tareas mostradas en nuestra lista y centrarse en sacar trabajo relevante adelante.

La esencia del método resumidamente es la de tratar de focalizarse en unas pocas tareas asumibles y que garanticen la productividad del día. Así además las posibilidades de ser creativo en el desempeño pueden aumentar

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Claves para que las reuniones sean efectivas

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Puede haber muchos motivos que hagan que una reunión de trabajo vaya mal. El liderazgo debe ejercerse debidamente también en cuanto a la productividad de las reuniones como sin duda nos recomendaría un buen asesor.

Pero ¿cómo intentar que sean mejores? Existen 5 claves para conseguirlo:

1. Distribuir la agenda

Los asistentes necesitan saber antes el contenido de la reunión para que puedan prepararla adecuadamente. Cuando no se sabe que debe llevar o aportar a la reunión aumenta la probabilidad de que se vuelvan improductivas.Es conveniente tener la agenda preparada unos pocos días antes aunque puedan surgir detalles de última hora

  1. Resalte el objetivo de la reunión

El objetivo además de estar presente en la convocatoria y en la agenda no debe de olvidarse durante la reunión. Escribirlo de manera bien visible en una pizarra o en las cabeceras de la presentación es una buena manera de que cualquiera pueda recordarlo y señalarlo a otros en cualquier momento en que la atención se disperse hacia otros temas.

  1. Invitar a las personas adecuadas

Muchas reuniones se estancan porque asisten personas no apropiadas ni acordes a su objetivo. A veces una personas clave para la toma de decisiones no puede asistir y envía su número dos , que, cuando se enfrenta a una decisión en la reunión, tiene miedo de decidir porque él o ella no es el responsable. Si las personas adecuadas no están allí, no espere que el resultado de la reunión sea el correcto.

  1. Marcar un límite de tiempo

Tener un tiempo limitado a cumplir generará al menos dos efectos positivos:

  • Primero, que obliga a la gente a centrarse en la productividad.
  • Segundo, genera confianza porque, los asistentes aprenden que valora usted valora su tiempo especialmente si a medida que transcurre la reunión va siguiendo la agenda de la reunión dentro del marco temporal disponible.

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  1. Hacer seguimiento

Hay tres tipos de personas en una reunión:

  • Los que están presentes: escuchan activamente y participan en los temas. Muchas veces piensan por delante del líder de la reunión ya que son gente orientada a resultados y se esfuerzan en aportar.
  • Los que asisten: lo hacen porque tienen que estar, y aportan cuando se les pregunta o se requiere algo de ellos, pero no son tan proactivos como la primer grupo.
  • Los que ocupan espacio: Cumplen con su presencia, pueden mostrar el mínimo interés que se requiera pero no participan en los temas relevantes.

De los tres tipos de asistentes, los grupos dos y tres – los que asisten y los que ocupan espacioson a los que se debería de seguir en la post reunión para que las acciones que dependan de ellos no se estanquen  y se lleven a cabo y para que en la próxima reunión tengan mayor implicación y responsabilidad .

Las reuniones no tienen que tener una connotación negativa. Hay conseguir que se vea su aspecto divertido, informativo, útil y crear un sentido compartido de propiedad para alcanzar objetivos futuros

 

Emprendedores y el balance entre vida profesional y vida personal

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Algunos estudios han demostrado, que las personas con buenas relaciones afectivas tienen actividades profesionales más lucrativas y se les suele tener más en cuenta en promociones y desarrollos de carrera profesionales. ¿Cómo pueden estas personas lograr esas relaciones personales positivas y duraderas al mismo tiempo que optimizan su carrera profesional?

Al igual que en los negocios esas personas eligen “socios” que se ajusten a su estilo de vida. Hay que exponer claramente a su compañero/a sus planes a medio plazo y el horizonte profesional previsible o en el que de planee aventurarse.

Hay que explicar que se quiere dedicar el mismo o más esfuerzo a su relación que el que se pone en su negocio, pero que se podrían dar circunstancias en las que no se pueda cumplir con las expectativas de su pareja.

Es importante exponer claramente que se tiene que sentir lo suficientemente seguro para discutir estos temas y superar juntos los obstáculos a medida que surjan. En cierta manera hay que hacer de la pareja un partner de su negocio que entienda a grandes rasgos las dificultades y exigencias de llevar adelante su empresa o actividad.

Algunas prácticas pueden ayudar a equilibrar la relación:

  1. Separar trabajo y vida personal. Cuando se está en el trabajo, se trabaja. Cuando no se está en horario de trabajo, dejar de trabajar. Los dos mundos tienen que ser cajas estancas. Su casa debe ser un templo donde se pueda escapar de la locura del día a día. Así el estrés se podrá sofocar mejor. Aparque dispositivos móviles y ordenadores. Si hay trabajo extra respete el tiempo a dedicar a su pareja.

2. No ensalce el estar ocupado. Hay que dejar de sobrecargarse y de llenar la agenda con trabajo   pesado; no considere un valor estar ocupado. Comparta su agenda con su pareja en su agenda e incluya allí sus espacios de tiempo con ella de manera que sea algo a cumplir e inamovible al igual que las tareas del trabajo.

3. Esté orgulloso de su vida personal .Tómese con orgullo en sus relaciones personales como lo hace en los indicadores clave de rendimiento de su negocio. Considere los hitos y las metas de su vida familiar tan importantes como las de su carrera profesional y celebre los éxitos.

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Suerte en los negocios, la mala suerte en el amor, dice el tópico y siempre habrán esforzados empresarios divorciados que lo corroboren. Pero unas pautas y unos compromisos orientados a la comunicación familiar son la base para que el tópico no se cumpla. El esfuerzo merece la pena: una vida de éxito profesional es menos sin nadie con quien compartirlo.