Productividad en viajes de trabajo

Advisor Abbate Preparar viaje de negocios

Un viaje de trabajo no debe de ser abordado simplemente con el billete, la maleta, el ordenador portátil y el teléfono, lo más normal es que se vaya a tener una agenda apretada y esto unido a tener que trabajar fuera de la zona de confort de su oficina o base de operaciones hace que para que se pueda ser productivo se tengan que seguir algunas pautas, desde las experiencia de Advisor Abbate comentemos algunas:

  • Determine sus necesidades de comunicación

El acceso a Internet, las tarifas de itinerancia, el uso de datos. Hay que pensar en todo esto antes de salir de viaje, no cuando se llegue al destino. Una llamada a su compañía telefónica antes de partir puede evitar sorpresas. Si viaja al extranjero hay que tener en cuenta si se deben hacer y recibir llamadas telefónicas, cuál será la tarifa para el país en el que estaremos y decidir si activar el teléfono para viajes internacionales o si es más conveniente comprar un teléfono local en el país en el que se esté o comprar el crédito que se necesite. Esta última opción ayuda también a tener mayor control sobre el gasto.

  • Identifique y controle la logística necesaria

Averigue antes de salir quienes serán sus contactos, personas de referencia o aquellos con los que tenga que interactuar en destino. Ayuda mucho recopilar la información en un libro, documento o fichero con todos los contactos, incluyendo direcciones de correo electrónico, números de teléfono y e información de los medios sociales. Difunda esa información entre todos los implicados.

Si se hospeda en un hotel averigue de que servicios dispone para trabajar como salas, conexiones wi-fi además de sus horas de operación y los costes que pueda suponer.

Considere la logística de desplazamientos desde el hotel hasta donde deba trabajar. Con todo esto bien coordinado podrá comenzar a cumplir su agenda de trabajo en cuanto llegue a su destino.

  • Asuma que tendrá que hacer trabajos diferentes

En viajes de trabajo es probable que tenga que trabajar el doble que cuando se está en la oficina. Tanto si está solo o con un equipo, normalmente más pequeño que el habitual, puede haber cosas sobre las que tenga que asumir responsabilidades que en su oficina serían gestionadas por algún recurso administrativo. Esté preparado para cualquier tarea que deba asumir si surge la necesidad. Las habilidades multitarea se practican en este tipo de viajes.

Advisor Abbate Descansar viaje de negocios

  • Descanse en cuanto tenga oportunidad

En la agenda de un viaje de trabajo, cada minuto cuenta y es probable que tenga incluso menos tiempo para dormir. El esfuerzo suele poder asumirse pero no descarte la posibilidad de descansar, por ejemplo haciendo una pequeña siesta, si encuentra el tiempo y lugar apropiado, con 25 ya le servirá para revitalizarse y mejorar el rendimiento.

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Productividad : Priorización de tareas

Es frecuente que nuestra carga de trabajo suponga larguísimas listas de tareas, reuniones, informes que preparar, solapes entre diversas acciones, etc. Y desde luego el tiempo es valiosísimo y no digamos para aquellos en los que recae la responsabilidad directa de la organización para conseguir unos resultados, como ocurre con emprendedores u otras personas en posiciones de liderazgo.

Advisor Abbate Priorizar

Todos podemos conocer el bloqueo que puede suponer tener multitud de temas pendientes o la inercia a la desorganización que puede suponer abordarlas. Hay que superar eso, mejorar nuestra productividad y optimizar nuestro tiempo y nuestros recursos.

Se deben asentar ciertas costumbres a la hora de abordar el trabajo, el ahorro no sólo puede ser en tiempo si no también en dinero, contrariedades y en ansiedad. A continuación trataremos dos claves que sin duda pueden ser útiles para abordar el tiempo de trabajo de una manera organizada y permitiendo simultanear y controlar diversas tareas.

Priorización

La intensidad de cada tarea es diferente así como su urgencia o su impacto o importancia. Siempre habrán cuestiones más rutinarias y otras más puntuales que requieran de mayor dedicación. Ante todo esto habrá que confeccionar una lista de tareas de cada jornada y aunque es frecuente hacerlo al comienzo del día a algunas personas les ayuda mucho haberla anticipado al acabar la jornada anterior.

Un punto importante es dejar la tareas más rutinarias para un momento apropiado, quizá en un intervalo de tiempo menos intenso antes o después de comer, dependerá por supuesto de cada caso.

Las tareas más intensas se deberán priorizar esto podría hacerse por fecha de entrega o por el esfuerzo necesario previsto. Estas acciones habrá que llevarlas a cabo en nuestro momento del día más productivo, en aquel que sepamos que estamos más intensos y concentrados.

Advisor Abbate Prioridades

Objetividad y realismo

Hay que ser muy consciente de nuestra capacidad de trabajo o la de los recursos que coordinemos. Es muy frecuente pensar que podemos con más cosas de las que realmente podemos tratar. Y no nos podemos permitir ese error, si sabemos medir nuestra capacidad y productividad podremos poner fechas realista para la finalización de nuestras tareas. Una vez en ello el tiempo que dediquemos a nuestras tareas debe ser exclusivo, sin distracciones, con la máxima concentración. Y no olvidemos que siempre pueden haber imprevistos así que habrá que dejar un cierto margen para esto así como el tiempo necesario para hacer pausas que nos permitan un pequeño descanso.

Emprendedores. Lanzar un negocio desde casa

Si se está pensando en emprender con una inversión mínima, considerar tener como base tu propia casa puede ser una opción si la actividad económica a desempeñar lo permite. Antes de lanzarse a ello se debe hacer cuando menos un análisis preliminar como el que aquí presentamos.

Trabajo desde casa Advisor Abbate

Las ventajas de trabajar desde el hogar, entre otras, son los evidentes ahorros económicos en costes operativos como alquiler de espacio, suministros básicos, vestuario, transporte, etc. Habría que considerar también las cuestiones fiscales.

Obviamente también hay desventajas e incluso algunos clientes podrían pensar que trabajar desde casa no sea muy profesional afectando esto a tu imagen y posibilidades de negocio.

El estar en un lugar donde desarrollas tu vida no profesional y donde te mueves como pez en el agua puede provocar que te sea difícil concentrarte ante diversas distracciones como tentaciones de salir al exterior, o tener al alcance los hijos, la familia o los amigos.

Conviene minimizar las distracciones estableciendo el despacho en un rincón tranquilo que se pueda dedicar estrictamente al negocio, ayudaría incluso que el mobiliario fuera de oficina y que tuviera una línea telefónica dedicada al negocio.

Distracciones trabajo desde casa Advisor Abbate

La mentalización y concentración en el trabajo obviando que lo hacemos desde nuestra propia casa puede estar afectada también por temas como las rutinas que establezcamos u otras costumbres personales, puede ser conveniente que vistamos como si fuéramos a salir de casa hacia un centro de trabajo más convencional.

Por supuesto hay que aislarse de factores externos y no ser inconstante. Hay que planificar el trabajo y también otras cuestiones como los suministros que nos hagan falta, que no nos quedemos sin folios u otro material de oficina y tener el hardware y el software que necesitemos .

Habría que aclarar a posibles visitantes de tu entorno que tienes unos horarios de trabajo estrictos que deben respetarse. Mantén el ordenador y el resto de material de negocio que pueda ser sensible fuera del alcance de los niños.

Si tu despacho en casa no refleja la imagen profesional que esperas cuando tengas que quedar con clientes organiza las reuniones fuera de casa.

Conviene no descuidar las cuestiones legales por si alguna de las administraciones de las que se dependa tuviera alguna limitación respecto del trabajo desde el hogar.

También podría haber restricciones si la vivienda es alquilada y en tu contrato de arrendamiento hubiera alguna cláusula que prohibiera realizar actividades económicas en ella. También la comunidad de propietarios podría limitar los usos económicos en los inmuebles de dicha propiedad.

Y no olvidemos nunca, nunca evaluar si estamos preparados para el trabajo a distancia.

Carrera profesional, una visión sostenible a largo plazo

Plantear la vida profesional como una carrera de fondo nos puede dar una perspectiva abierta a la estrategia y a la planificación. Esto es válido para muchos tipos de profesiones y actividades económicas. Desde una perspectiva de liderazgo de alto nivel lo es más aún, esto lo puede corroborar cualquier asesor con profundo conocimiento de lo que son las grandes exigencias del competitivo mundo económico actual. Para intentar hacer una carera profesional sostenible a largo plazo, podríamos basarnos en estas líneas generales:

Vida Profesional Advisor Abbate

1.  Hacer aprendizaje continuo. Hay que ser un estudiante perpetuo y no sólo en aspectos de tu área profesional sino también en otras y ya sea en enseñanzas regladas o no. Estamos viviendo en una época de información accesible y hay que aprovecharla, todo conocimiento es poco y no importa la rentabilidad directa que se obtenga. Una mente entrenada en el aprendizaje es más permeable a las novedades, a la mejoras y a la innovación que tantas veces marcan la diferencia en los negocios.

2. Aprender de los errores. Piensa en esos momentos fallidos y analiza el contexto, sus causas y piensa en las clave de esos sucesos, descubre en qué punto se podían haber abortado o como se podía haber prevenido. Hay que hacer un aprendizaje intenso sobre los errores e intentar que no se repitan.

3. Realiza tu trabajo honestamente y trabajando duro. No es nada fácil tener éxito y no debe confiarse en obtenerlo basándose en la suerte si tenemos una buena idea y creemos que con el trabajo justo esto será visible y triunfaremos. Esto no es lo normal, y tenemos que tener honestidad con nosotros mismos y asumir que tendremos que dedicarnos intensa y extensamente a nuestro trabajo.

4. Trabaja con un objetivo. Realiza tus tareas sin olvidar el alcance de lo que pretendes conseguir, y ejecútalas con la mayor profesionalidad y eficiencia posibles, trata de conseguir una maestría en el desempeño de tu trabajo, sé un virtuoso de tu profesión sin perder de vista tu propósito.

Estrategia Advisor Abbate

5. Toma tus decisiones con perspectiva. Hay que sopesarlas teniendo en cuenta el largo plazo. Los conflictos entre lo inmediato y lo pospuesto en el tiempo aparecerán; la comodidad del corto plazo y sus beneficios, satisfacciones o recompensas pueden ser tentadoras, pero que esto no impida encontrar alternativas o contrastes con acciones cuyos beneficios sólo se vean al largo plazo. Valora cada situación y confía en aquello que tenga largo recorrido a la hora de tomar decisiones. Estrategia y planificación ante todo.

Emprendedores. Tomar distancia para repensar el negocio

La rutina puede suponer un obstáculo para que fluyan los diversos aspectos que componen la vida profesional y la personal. Si eso ocurre puede ser una señal de que hace falta tomar un descanso en el que se pueda reflexionar sobre valores, retos, creencias y que pueda llevarnos incluso a nuevos planteamientos, desafíos o pasiones.

Rutina Advisor Abbate

Enlazando con el concepto de innovación podríamos decir, simplificando, que durante siglos ha estado asociado a la exploración geográfica y a expansión territorial. Esa vía de la exploración ya está casi agotada o topa con límites, al tener ya todo el globo cartografiado y catalogado. Los grandes nombres de innovadores actuales que todos podemos tener en mente lo han sido por ser pioneros en términos de exploración de la manera de mejorar productos y servicios y en suma generar avances en nuestras vidas.

Un asesoramiento de alto nivel e integral en la visión del liderazgo y la innovación será de gran ayuda en este tema del que aquí trataremos de dar unas pautas.

El espacio y el tiempo para innovar normalmente no se encuentran en medio de nuestra rutina diaria. Para facilitarlo, necesitamos una escapada, tomar un descanso para pensar en cómo hacer crecer o impulsar su negocio o actividad. Esto nos puede proporcionar algunos beneficios:

1. Aprendizaje.

El seguir la línea marcada para el año está bien permite avanzar pero eso no garantiza que estemos aprendiendo a ser más eficaces. Por eso conviene tomar una pausa de esa rutina en la que podamos reflexionar y tomar perspectiva de lo que debemos aprender, no olvidemos que acción no es eficacia y que esta requiere aprendizaje.

2. Dejar las riendas para que el negocio crezca

Es muy común que los emprendedores tengan muchas reticencias a ceder responsabilidades, pero un buen líder debe construir un equipo en el que pueda confiar y delegar y esto puede facilitar el crecimiento del negocio.

Pausa en los negocios Adviseor Abbat

3. Movimiento y cambio como oportunidad para innovar.

Viajar a otra ciudad o país, o explorar algo no conocido en tu propia localidad o región, o cambiar de entorno y hábitos, emprendiendo incluso alguna nueva actividad como pudiera ser un curso son maneras de romper la rutina.

Y la naturaleza de la innovación es evitar la rutina, hacer las cosas de manera diferente, sin seguir los esquemas habituales. Esto facilita cuestionarse convenciones y nos abrimos a cosas que nunca hubiéramos previsto.

4. Relanzar el entusiasmo

En los inicios de un negocio se aúna pasión, dedicación y un esfuerzo considerable pero el tiempo diluye esa cantidad de energía. Tomar distancia puede permitir volver a pensar en los orígenes de la actividad y tratar de relanzar el espíritu emprendedor y el entusiasmo por el negocio.

5. Reflexionar

Al liberarse de las tareas del día a día se abre espacio y tiempo para la observación y la reflexión. Y eso facilita preguntarse qué es lo que realmente se quiere y que es bueno para nuestro negocio y para nuestra vida personal.

Emprendedores. Cómo realizar un plan de objetivos

Muchos empresarios y autónomos están sepultados bajo un día a día implacable que les condiciona y no les permite una organización del trabajo eficiente. Tener un plan de objetivos mensual, una hoja de ruta de su trabajo, les resulta un reto difícil. No obstante es conveniente levantar la cabeza de las tareas del momento e intentar ir hacia una mejor planificación.

Productividad Advisor Abbate

Desde este blog cubrimos, entre otros muchos temas, múltiples aspectos de la gestión y el liderazgo empresarial que pueden ayudar a los emprendedores u otras mentes inquietas, siempre desde la gran y rica experiencia que gusta de compartir Advisor Abbate .

Ahora expondremos resumidamente una claves básicas para preparar una planificación de objetivos.

Hay que determinar los objetivos anuales. No sólo de la vida profesional, incluye también objetivos del área personal ya que el exigente mundo empresarial en el que nos movemos podría generar conflictos con nuestra vida personal que habría que tener identificados. Enumera objetivos realistas clasificados por áreas, reflexiona sobre cada uno de ellos y priorízalos; descarta o pospón los que veas convenientes.

2º Establece tu escala temporal para dividir el año es recomendable en trimestres y en meses, puedes usar aplicaciones informáticas o un soporte manual. Esta es la base del cronograma o diagrama de Gantt con la que después representaremos la distribución temporal de nuestro trabajo.

Cronograma Advisor Abbate

Marca objetivos trimestrales. Ten en cuenta los periodos vacacionales, festivos o compromisos diversos para considerarlos menos productivos profesionalmente y tener en cuenta su interferencia en la planificación.

Hay que subdividir los objetivos. Primero ubica cada objetivo en el trimestre en que pretendes alcanzarlo, analiza lo que puede suponer en tiempo, recursos u otros aspectos, habrán algunos objetivos que abarquen más de un trimestre. Este análisis por si sólo ira haciendo traslucir la necesidad de trocear los objetivos en tareas que se podrán ir ubicando temporalmente como convenga. Cuanto más desagregado esté el objetivo mejor.

Desglosar los objetivos a nivel mensual. Aunque por supuesto una planificación detallada por semana o incluso diaria pueda ser necesaria en diversos negocios el mínimo al que se debería llegar es a la planificación mensual. Y con lo explicado en los puntos anteriores podrás distribuir las tareas mensualmente. No olvides tener en cuenta el peso específico de cada objetivo a nivel trimestral.

Desarrolla tu trabajo mensual. Emprende tus tareas desde la perspectiva del mes que tienes por delante. Tus objetivos están marcados así como la hoja de ruta para el resto del año. En tu día a día no pierdas de vista la guía que es tu plan de objetivos.